Существует множество приемов тайм-менеджмента, призванных облегчить нашу ежедневную рабочую рутину — это и таймбоксинг, и метод Pomodoro, и другие популярные техники. Несмотря на их эффективность, вопрос о том, как грамотно расставлять приоритеты и в первую очередь фокусироваться на самых важных задачах, часто остается открытым. Мы постоянно пытаемся успеть все, везде и сразу — и в итоге не только не успеваем выполнить все задуманное, но и выматываемся, вечно живя в режиме цейтнота.
Что такое матрица Эйзенхауэра и как она помогает грамотно расставлять приоритеты
Действенный способ структурировать задачи
Один из самых простых и действенных способов вырваться из этого замкнутого круга — использовать матрицу Эйзенхауэра. Ее система проста и не требует долгой адаптации. Рассказываем, как она станет вашим спасением при расстановке очередности выполнения задач.
Что такое Матрица Эйзенхауэра
Этот метод тайм-менеджмента носит имя 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, который сформулировал принцип: «Что важно, редко бывает срочно, а что срочно — редко важно». Он руководствовался системой, в которой все задачи можно разделить на четыре категории:
- Важно и срочно;
- Важно, но не срочно;
- Не важно, но срочно;
- Не важно и не срочно.
В дальнейшем его идеи популяризировал бизнес-консультант Стивен Кови, детально описав методику в книге «7 навыков высокоэффективных людей».
Как использовать матрицу Эйзенхауэра
Шаг 1. Составляем полный список задач
Возьмите лист бумаги или откройте заметки в телефоне и выпишите все пункты, которые требуют вашего внимания. В перечень должны попасть как рабочие проекты, так и личные дела — даже самые мелкие задачи вроде разбора почты или покупки молока. На этом этапе не нужно заниматься сортировкой — просто зафиксируйте все, что требует выполнения.
Шаг 2. Присваиваем приоритет каждой задаче
Составьте таблицу 2×2 (на бумаге или в Excel) и распределите задачи по четырем категориям, оценив их по двум критериям: важность и срочность. Первые необходимо выполнить, потому что они имеют ключевое значение для вашей жизни, а вторые, потому что их невыполнение может повлечь за собой негативные последствия.
Значение ячеек
- Важно и срочно
Сюда попадают задачи, требующие немедленного решения: проекты с горящим дедлайном или встреча с важным клиентом. Сюда же относятся личные проблемы, влияющие на продуктивность, — например, острая зубная боль, поломка автомобиля, оплата аренды квартиры. - Важно, но не срочно
Такими задачами считаются долгосрочные личные планы, которые часто откладываются на потом. Пройти полный чекап организма или уделить время курсам повышения квалификации. У этих дел нет четкого дедлайна, но при этом они не теряют свою важность, потому что считаются инвестицией в ваше будущее. Игнорирование этих задач может привести к тому, что они попадут в категорию неотложных дел — например, долгое откладывание похода к врачу может обернуться серьезным недомоганием, которое вам необходимо будет устранить в срочном порядке.
- Не важно, но срочно
Сюда входят рутинные и мелкие дела, которые давят своей срочностью: сортировка документов, заполнение отчетов, ответы на сообщения коллег. Эти пункты часть чего-то большего — от них зависит работа других людей. Старайтесь выполнять их «пакетно», выделяя ограниченное количество времени в течение дня. Так вы сможете закрыть несколько пунктов сразу. - Не важно и не срочно
Такие задачи еще называют «убийцами времени» — сидение в соцсетях, просмотры сериалов, разговоры ни о чем у кулера в офисе. В идеале этот блок должен всегда оставаться пустым, но всем нам порой хочется дать себе небольшую передышку от многозадачности. В таком случае лучше заменить бесцельное времяпрепровождение на более полезное: выбрать прогулку вместо игры в телефоне, образовательный подкаст вместо сериала, а беседы у кулера ограничить 10–15 минутами в день.