Длинные списки в ежедневнике — необходимость или неправильное планирование?
Скажу сразу, я сама обожаю блокноты и знаю, что огромное количество девушек тоже питают огромную любовь к ним и наотрез отказываются перестать ими пользоваться для планирования. Я в общем-то не настаиваю, блокноты действительно прекрасно подходят для списка подарков или покупок в магазине, для набросков или мозговых штурмов, для формирования целей на год, для рисунков и ведения дневника, но... Для краткосрочного оперативного планирования на день/неделю длинные списки малоэффективны. И вот почему.
Большие списки снижают мотивацию
Большое количество пунктов в списке снижает нашу мотивацию (особенно если проснуться не в самом ресурсном состоянии). В идеале, вы должны видеть перед собой 1-3 дела, остальное должно быть скрыто от глаз. Согласитесь, гораздо легче собраться и на одном дыхании переделать 3 дела, чем взять и замотивировать себя на 10.
Мешают быть гибкими
Каждый раз, когда «что-то пошло не так», придется перечеркивать список, что-то переносить, вписывая дела на другие даты. Рисовать стрелочки, ставить звездочки, и в итоге список становится похожим на черновик «Войны и мира» или на План «Перехват». Разобраться в нем сложно! Это время, нервы и удар по самооценке: мы переживаем, что наше планирование опять пошло коту под хвост.
Не показывают реальную картину прогресса
Бывают такие дела, которые ты не можешь выполнить одна или тебе не хватает какой-то информации для завершения (например, ждешь паспортные данные). Свою часть ты выполнила и в общем-то пора ставить заветную галочку...
Если ты ее поставишь, то вполне возможно — забудешь о том, что кто-то что-то тебе еще должен прислать, передать или согласовать.
Если ты ее не поставишь, то оно будет висеть и отвлекать внимание. А представь, что в твоем списке половина таких пунктов? Ты вроде как по факту «Молодец», а судя по отсутствию галочек вообще ни разу.
Сложно расставить приоритеты и сосредоточиться
Длинный бумажный список — это лишняя головная боль. 10 пунктов, вроде бы все одинаково важны, с чего начать? Может, с этого? Или вот этого? А может, параллельно? Голова идет кругом от всех этих пунктов, вы хватаетесь то за одно, то за другое дело и в итоге ничего не доводите до конца. Или доводите гораздо меньше, чем могли бы, если бы был фокус внимания!
Почему раньше списки работали, а сейчас их эффективность падает?
Традиционные бумажные списки были хороши в 20 веке, когда жизнь не была такой быстрой, обстоятельства не менялись столь стремительно, женских обязанностей было в разы меньше, а пробок и соцсетей, которые сжирают наше время, не существовало вовсе.
Мы живем в век ускоренной реальности, все гораздо быстрее, чем было раньше, соответственно, нам нужно пользоваться современными инструментами, которые помогают быть гибкими и мгновенно подстраиваться под меняющиеся обстоятельства.
На что заменить длинные списки в блокнотах?
На смену спискам в блокнотах приходят современные приложения для планирования. Возможно, вы не любите заморачиваться и считаете, что это история не про вас? Все эти планеры-шманеры, сколько ж времени уйдет на их изучение? А потом еще попробуй привыкнуть к ним, зачем это все?
Во-первых, современные планеры просты в использовании и на их освоение уйдет от силы пару часов. Во-вторых, с тех пор, как я перешла на новую систему планирования, у меня высвободилось около 3-4 часов в неделю. Умножьте их на месяцы и годы, сколько у вас получится? В-третьих, мобильные версии таких приложений гениально упрощают повседневную жизнь. Поверьте, эта игра стоит свеч!
Ежедневное планирование
Ежедневник Doit.im помогает мне продуктивно организовать свое время. Это приложение разработано на основе GTD — эффективной системы тайм-менеджмента, предложенной Дэвидом Алленом.
В планере можно расставить приоритеты (срочно/не срочно, важно/средневажно/маловажно), плюс переносить дела одним кликом, перетащив задачу на нужную дату или в другую папку.
Doit.im показывает только то, что актуально сейчас и дает возможность настроить напоминание. Можно синхронизировать его с Google календарем или отправлять задачи своим ближним (для этого у них должно быть установлено приложение).
С помощью планера легко распределять дела по категориям, контекстам, приоритетам, присваивать им метки, геотеги. Вы можете что-то делегировать и не забыть об этом, выделить дела на будущее и периодически переставлять их на текущее время. Вам легче будет виден прогресс при движении к цели!
Длительное планирование (месяц, квартал, год)
Для более масштабного планирования используйте интеллект-карты. Они эффективны там, где нужно набросать общую ситуацию с размахом, а потом детализировать ее поэтапно.
Этот невероятный по своим свойствам инструмент можно использовать не только для планирования времени и бюджета, но и для маркетинговых исследований, генерации идей, презентации, организации мероприятий, проектирования сайта...
Интеллект-карты обожают люди с творческой фантазией: здесь можно рисовать, вставлять картинки, добавлять разноцветные элементы. Эти детали превращают скучное планирование в забавную игру.
Планирование для работы
Управление бизнесом я доверяю эффективной CRM-системе «Мегаплан». За это время прибыль нашей компании выросла на 40%. Мы снизили издержки и повысили лояльность клиентов. Учет всех сделок ведем в хронологическом порядке (от первого звонка до покупки) в специальных карточках, а не в громоздких таблицах. CRM управляет продажами, готовит наглядные отчеты, контролирует сроки, делает работу всей компании прозрачной и экономит время для ключевых задач.
***
Так что же, выбрасывать свой бумажный ежедневник или нет? Решать вам. Но становиться эффективнее с новыми гибкими мобильными сервисами, которые помогают управлять делами в любом месте и в любое время, однозначно рекомендую.
Фото: Seasons/Fotodom