Как повысить концентрацию и не «залипать» на одной задаче целый день — рассказывает эксперт

Вдохновленные примером Юлия Цезаря, который мог писать, слушать и диктовать несколько писем одновременно, многие считают многозадачность необходимым навыком и единственным верным способом выиграть в эстафете бесконечных дел. Однако, как показывают исследования, такой суперспособностью, как умение оставаться эффективными в режиме многозадачности, могут похвастаться лишь 2,5% людей. Остальные после работы в этом режиме нередко ощущают только чувство вины и получают выгорание.

Дело в том, что на постоянные переключения между задачами мозг тратит гораздо больше энергии, чем на последовательную работу. В психологии это называют эффектом затрат на переключение. В результате люди совершают больше ошибок, теряют продуктивность и время. Так, отвлекаясь на обычную проверку электронной почты раз в пять минут, мы тратим около минуты только на то, чтобы сосредоточиться и возобновить выполнение задачи.

Мы часто думаем о том, как заставить мозг работать лучше и не отвлекаться. Но такое принуждение — не самая хорошая идея. Гораздо эффективнее сделать мозг своим союзником. Для этого следует понять принципы его работы и придерживаться определенных правил в планировании.

Методов для составления списков дел огромное количество. Важно найти тот, который будет удобен именно вам. Например, можно выписать рабочие и личные задачи. И проранжировать список, поставив ноль напротив каждой легкой задачи. А единицу — рядом с важными задачами, которые требуют высокой концентрации и когнитивной нагрузки.

А можно попробовать другой способ — составить список задач и расставить приоритеты по методу Burner List, который сравнивают с кухней. Его придумал создатель Gmail и наставник по тайм-менеджменту в компаниях Miro, LEGO и NASA — Джейк Кнапп.

Суть метода в следующем: необходимо разделить лист пополам. Левый верхний угол — это «передняя конфорка». На ней мы готовим основное блюдо, то есть записываем самую важную задачу, которой необходимо уделить время сегодня. Ниже — «свободное пространство». Здесь отмечаем все, что необходимо для выполнения главной задачи. Например, если главная задача — подведение итогов года на собрании, то в свободном пространстве укажем: собрать фактуру, подобрать иллюстрации для презентации.

Правый верхний угол отведен для «задней конфорки», на которой мы готовим «гарнир». Другими словами, записываем второстепенные по важности задачи. И в правом нижнем углу — «мойка посуды». В эту часть листа записываем небольшие рабочие и личные дела, которые неплохо бы сделать, но пока можно и отложить.

Список из двадцати или тридцати задач неадекватен. Попытка его реализовать приведет лишь к появлению тревожности, раздражительности и потере чувства контроля. Лучше планировать не больше десяти задач на день, из которых только одна или две будут сложными.

Чтобы сделать задачи более понятными, следует ответить на вопросы:

Ответы на эти вопросы помогут не «залипнуть» на задаче. Например, нужно подготовиться к совещанию по итогам работы за год. При этом сотрудник только месяц назад устроился на одну из руководящих должностей. Вряд ли за такой короткий промежуток времени он мог показать блестящий результат и повлиять на огромные процессы. Поэтому его задача — подготовиться так, как возможно с его текущими навыками: собрать фактуру, сформулировать основные тезисы проделанной работы, цели на будущий год. Как только он это сделает — задача выполнена.

Для первостепенных задач стоит планировать более точное время выполнения. Но форс-мажоры случаются: планерка затянулась, машина сломалась, коллега отвлек. Поэтому для выполнения некоторых проектов лучше оставлять диапазон времени по принципу: делать не меньше Х, но не больше Y. Например, вам необходимо за месяц увеличить число продаж. Тогда ваша задача на день: сделать не менее пяти, но не более десяти звонков. Поэтому время для ее выполнения: от 10 до 20 минут. Если получится, сделаете больше. Если вас что-то задержит — выполните запланированный минимум.

Для этого важно понять: когда у вас самая высокая концентрация. Если по утрам вы полны энергии и хотите обнять весь мир, то сложными задачами следует заниматься именно в это время. А если после утреннего кофе вы мечтаете снова лечь обратно в кровать, а состояние заметно улучшается только к полудню — ставьте сложные задачи на обеденное время.

Для этого стоит проанализировать, в какой обстановке вам легче работать. Одни продуктивнее в одиночестве. А бывает и наоборот — человеку легче сосредоточиться на задачах, когда есть «наблюдатели». При работе в офисе — это не проблема. При удаленной работе можно воспользоваться коворкингами или методом напарников. Его суть в следующем: несколько человек подключаются к сессии по видеосвязи. Озвучивают цели на время созвона и приступают к работе. Сессия заканчивается подведением итогов.

Также для создания продуктивной обстановки важно убрать все, что отвлекает. Например, спрятать телефон. И договориться с собственными мыслями. А для этого держать рядом блокнот с ручкой. Как только неожиданно вспоминаем о страховке, срок которой истекает, дне рождения друга или покупке платья на Новый год, следует сразу же записать мысль и продолжить работу над текущей задачей. Если пытаться подавить такие мысли, они настойчиво продолжат всплывать в сознании. Но если их выписать, получится обмануть мозг: все под контролем, я ничего не забуду.

Если чувствуете, что фокус внимания уходит, а таймер еще не прозвенел, можно продолжить то, что вы делали, стоя. Сидячая работа, по мнению некоторых экспертов, вредит концентрации и нередко склоняет ко сну. Поэтому Уинстон Черчилль и Эрнест Хэмингуэй иногда работали стоя. Сегодня их примеру следуют известные предприниматели. Например, в офисах Apple и вовсе установлены вертикальные рабочие места.

Держать фокус на задаче также помогает музыка или белый шум. При этом универсального «звука для продуктивной работы» нет. В исследовании, которое проводило Spotify, видно, что одни пользователи успешно концентрировались под Бетховена, а другие — под Майли Сайрус. Поэтому стоит выбирать то, что откликается.

Эксперты советуют работать не меньше 20 и не больше 40 минут подряд. Дело в том, что примерно через 20 минут сознательной фокусировки мы привыкаем к внешним раздражителям и входим в состояние «потока». Но находимся в нем около 40 минут. Затем мозг устает от однообразного занятия и начинает искать «что-то новенькое».

Во время перерыва важно переключиться на то, что снимет ментальную усталость и принесет положительные эмоции. Например, на прогулку, медитацию, танцы, мечты о будущем. Или на сон, оптимальное время которого от 10 до 20 минут. Если спать меньше — не успеем перезагрузиться, дольше — наступит фаза глубокого сна, пробуждение из которой несет риск появления вялости и дезориентации.

Нередко под итогами понимают признание провалов: «Не успел, совершил ошибку». Для мозга замечать негатив — естественно и полезно для выживания. Но если постоянно фиксировать только неудачи, и тем самым переносить мысли о них в следующий день, то продуктивность упадет. Вы перестанете видеть перспективы, вас накроет чувство вины и уныние. Начнет казаться, что планирование бесполезно, ведь вы не все успеваете.

Поэтому, чтобы не считать день потраченным зря, важно не только планировать список новых задач и замечать то, что не срослось. Но и отмечать все, что получилось сделать сегодня. Ученые пришли к выводу, что частота достижения успеха важнее, чем его величина. Когда мы регулярно фиксируем даже незначительные успехи, меняется образ мышления. Мы начинаем видеть свой прогресс. Пропадает ощущение хаоса, перегруженности, появляется ясность и мотивация двигаться дальше.