Как правильно делегировать задачи и почему важно это делать

На сегодняшний день для эффективного роста и масштабирования бизнеса простого развития недостаточно. Технологии совершенствуются с гигантской скоростью, появляются новшества – тот же искусственный интеллект создает серьезную конкуренцию многим специалистам. Поэтому так важно быть гибким, мобильным и быстро адаптироваться.

Но проблема в том, что если владелец бизнеса берется за выполнение большинства задач сам, то в итоге упирается в некий «потолок» возможностей, которого быть не должно. Реализация проектов у руководителя ограничена его собственным временем, которое он может уделять процессам. И в связи с этим важно уметь делегировать задачи, чтобы увеличивать производительность. Чем больше специалистов занято в проекте, тем больше процессов удается охватить. Так, если распределить работу между тремя сотрудниками, то производительность можно увеличить в три раза, эта цифра может быть еще больше, если расширить команду исполнителей. Скорость развития бизнеса зависит в том числе и от делегирования.

Когда руководитель или бизнесмен решает что-то делегировать, прежде всего он должен понимать и принимать, что качество действительно на начальном этапе просядет. Но со временем навыки и самостоятельность сотрудника будут наращиваться, а вместе с ними будет расти и результат. В чем заключается правильное делегирование?

В делегировании ключ к успеху – правильная и четкая постановка задачи. В ней должно быть грамотно расписано, на что она направлена, в чем цель, кто за что отвечает и какой нужен результат. Необходимо также передать сотруднику свое видение и знания. Сначала сделать это максимально подробно, а затем выводить сотрудника на самостоятельность.

Важно определить, есть ли у человека, которому вы собираетесь делегировать работу, необходимые навыки и компетенции. Если нет, то обладает ли он достаточными предпосылками к выполнению конкретно этой задачи.

Например, когда у вас есть четкая инструкция по достижению цели, процесс можно переложить на исполнительного сотрудника, даже не обладающего нужными навыками. Благодаря своим характеристикам и точному плану действий, он выдаст хороший результат.

Если же вы знаете, каков должен быть итог, но не имеете четкого алгоритма по его достижению, то задачу стоит отдать человеку креативному, способному искать нестандартные решения с большой долей самостоятельности.

На начальном этапе делегирование будет отнимать время, это естественный процесс. Но когда сотрудник несколько раз выполнит задачу, найдет ее решение, дальше он будет справляться быстрее, а у вас появится время для освоения новых горизонтов.

Важно понимать, что в любой компании всегда есть множество операционных задач, и их необходимо перепоручать сотрудникам. А вот владельцу стоит сосредоточиться на обдумывании стратегических решений, планировании, анализе.

Оптимальный уровень распределения процессов для руководителей – это 20% стратегии и 80% тактики.

Важно соблюдать этот баланс, чтобы не погрязнуть в текучке, ведь по мере роста предприятия увеличивается и количество задач. Нужно взращивать специалистов, которым можно доверять.

Руководитель не должен сам переделывать задачи, если сотрудником были допущены ошибки. Важно пояснить, используя аргументы, где возникла неточность, и дождаться ее исправления. Иначе человек в дальнейшем не сможет самостоятельно отслеживать свои огрехи и работать на результат.

Чтобы было легче начать делегировать, стоит воспользоваться несколькими лайфхаками.

1. Стать ментором человеку, которому делегируются задачи

Сначала это будет поверхностное менторство, когда важно объяснить человеку не только то, какой результат нужен, но и как к нему прийти. В дальнейшем этого специалиста можно направлять, задавая вопросы, этим и стимулировать самостоятельность. Это уже качественное менторство, когда руководитель ставит задачу в формате «нужен определенный результат в такие-то сроки», а путь решения сотрудник формирует сам.

2. Внедрить важное правило: если что-то непонятно, сотрудник спрашивает

Если человек до конца не понял информацию, но не переспрашивает, потому что надеется, что разберется сам, достижение желаемого результата займет куда больше времени. Задавать вопросы — это нормально. С опытом их станет значительно меньше.

3. Определить таймлайны

Временные рамки и ориентиры крайне важны для нормального функционирования бизнеса, особенно в вопросах делегирования. Сдвигать сроки при этом не страшно, но важно их отмечать, чтобы не потерять чувство времени.

4. Назначать ответственных и исполнителей

И не просто назначать, но четко фиксировать это. Есть отличная система RACI, которая прекрасно работает в комплексном делегировании, где:

Многие владельцы и руководители сталкиваются с тем, что им сложно делегировать важные задачи другому специалисту, поскольку уверены, что лучше знают, как должно быть, и сами сделают работу качественнее. А это, в свою очередь, поможет снизить риск того, что все пойдет не так. На деле же делегирование обеспечивает потенциал для роста – как личностного, так и в сфере бизнеса. Главное – организовать процесс правильно.