Не навреди: 7 правил делового общения в мессенджере

Представьте, что вы получили голосовое сообщение от коллеги. Каков ваш первый вопрос? Правильно, о чем оно. Голосовые сообщения могут быть неудобны получателю в данный момент: не всегда есть возможность их прослушать, и этот процесс может занять больше времени, чем прочтение текста. Поэтому перед отправкой такого сообщения напишите короткое пояснение: «Добрый день, это по поводу нашего проекта, послушайте, пожалуйста». Такой комментарий покажет вашу заботу о времени коллеги и избавит от лишнего стресса.

Отдельные сообщения типа «Привет», «Как дела?», «Есть вопрос» могут раздражать. Они не несут конкретики и создают эффект заброса мяча: теперь собеседник должен догадаться, что же именно вы хотите сказать. Формулируйте свои мысли целиком: «Привет, как дела? У меня есть вопрос по нашему проекту: когда планируем встречу?» Это ускорит процесс общения и сделает его более продуктивным.

Никто не любит получать рабочие сообщения поздним вечером или в выходные. Подобные послания нарушают личные границы и могут вызвать раздражение. Уважайте рабочее время своих коллег и партнеров. Если нужно сообщить о ситуации, требующей немедленной реакции, добавьте пояснение: «Извините за беспокойство в нерабочее время, но это срочно».

Конструкции типа «заранее благодарен» могут восприниматься как скрытая манипуляция. Они создают ощущение, что собеседник уже должен вам услугу, хотя еще не принял решение. Оставайтесь честны и прозрачны: «Буду признателен, если сможете помочь с этим вопросом». Так ваше общение будет более искренним и открытым.

«Надо бы что-то сделать с этим» — вот пример размытой просьбы. Такие формулировки лишь поставят собеседника в тупик. Будьте конкретны: «Пожалуйста, подготовь отчет по продажам за последний месяц к пятнице». Четкие и понятные задачи помогут избежать недопонимания и ускорят процесс выполнения.

Сообщения с орфографическими и пунктационными ошибками создают о вас неблагоприятное впечатление. Проверьте текст перед отправкой и уделите внимание точкам и запятым. Это покажет ваш профессионализм и уважение к собеседнику.

Деловое общение должно оставаться деловым. Избегайте слишком фамильярного тона, если только у вас не сложились очень близкие отношения с коллегой. Переход на «ты», использование неформальных выражений или эмодзи выглядит довольно непрофессионально. Держите баланс: будьте вежливы, но не переходите границы.

Не все мессенджеры обеспечивают одинаковый уровень безопасности. И защита данных – критически важная задача, особенно в условиях растущих угроз кибербезопасности.

Когда речь идет о передаче данных через мессенджеры, важно различать, какую информацию можно отправлять, а какую нет. Например, общие рабочие вопросы и согласование встреч вполне допустимы для обсуждения в мессенджерах. Эти данные не несут значительной угрозы, если даже будут перехвачены. Однако личные данные, такие как: номера свидетельств социального страхования, банковские реквизиты и пароли категорически нельзя передавать через мессенджеры, так как это может привести к серьезным последствиям в случае утечки информации. Коммерческая тайна и конфиденциальные данные (финансовые отчеты, стратегические планы и личные дела сотрудников) также должны быть защищены и не передаваться через мессенджеры.

Для обеспечения безопасности и конфиденциальности в мессенджерах рекомендуется использовать шифрование. Сквозное шифрование – один из самых эффективных способов защиты данных, так как оно гарантирует, что только отправитель и получатель могут прочитать данное сообщение. Мессенджеры WhatsApp и Telegram поддерживают сквозное шифрование, поэтому являются предпочтительными для безопасного общения.

И не забудьте включить уведомления о входе в аккаунт с новых устройств. Это позволяет быстро реагировать на подозрительные действия.

Общение в мессенджерах оказывает значительное влияние на ваш деловой имидж. Важно помнить, что каждое сообщение — это отражение вашей профессиональной культуры и отношения к работе. Поэтому уважайте своих собеседников и всегда оставайтесь на высоте!